Program RUOM (Rozliczanie Usług Oczyszczania Miasta) scala wszystkie działy firmy zajmującej się wywozem odpadów tj. biura obsługi klienta, dyspozytora, transportu, fakturowania, rozrachunków i windykacji, kasy, księgowości. Program przyśpiesza i ułatwia prace poszczególnych działów, integruje je oraz stanowi formę komunikacji pomiędzy nimi. Ponieważ dane wprowadzane są do programu na początku procesu wywozu odpadów (przyjęcie zlecenia), a następnie są przetwarzane i uzupełniane w kolejnych etapach unikamy ponownego wprowadzania tych samych informacji.




Obieg INFORMACJI

Informacją rozpoczynającą wykonanie usługi wywozu odpadów jest zlecenie otrzymane od kontrahenta.

Może mieć ono różną formę - umowa stała na wywóz odpadów, zgłoszenie jednorazowe na wywóz (telefoniczne, pisemne lub inne), prośba o wywóz skierowana bezpośrednio do ekipy wywożącej. Zlecenie może dotyczyć wywozu odpadów stałych z pojemnika, z kontenera, wywozu gabarytów, wywozu odpadów płynnych, odbioru odpadów zbieranych selektywnie lub też wymiany (podstawienia, zabrania) pojemnika. W oparciu o te informacje tworzone są zadania dla poszczególnych brygad, następnie wprowadzana jest realizacja poszczególnych zadań, w końcu ich fakturowanie i rozliczanie kontrahentów. Jedną z kluczowych zalet programu jest to, że informacje wprowadzane są do programu tylko raz, nie są wprowadzane wielokrotnie, np. wprowadzając wykonane zadanie akceptujemy jedynie wcześniej wprowadzone zlecenie uzupełniając je ewentualnie o dodatkowe dane (numer podstawionego /zabranego kontenera, waga odpadów na składowisku, itp.). Fakturując wywóz dodatkowy, akceptujemy do zafakturowania już istniejące w programie zadanie wykonane, również ewentualnie uzupełniając jedynie brakujące dane (np. ceny).

Bardzo ważne jest to, że wprowadzamy do programu wszystkie informacje o poszczególnych etapach procesu odbioru odpadów:
✔informacje o ilości otrzymanych zleceń i ich realizacji - ile zleceń zostało wykonanych, ile przeniesionych na inny termin, ile nie zostało wykonanych i dlaczego itd.,
✔informacje o posiadanych kontenerach i pojemnikach - w programie zapisywane jest każde podstawienie i zabranie, co pozwala na określenie gdzie i jakie pojemniki posiadamy; można prześledzić historię każdego pojemnika (kontenera),
✔informacje o wykorzystaniu taboru samochodowego - ilość zabranych, podstawionych, opróżnionych pojemników każdego typu przez dany pojazd. Ilość przejechanych kilometrów, ilość przepracowanych godzin, ilość zużytego paliwa, czas, w którym samochód stał niesprawny, czas jaki spędził na warsztacie i konkretny czas jego naprawy,
✔informacje o gospodarce odpadami - ilość kursów na składowiska, rodzaj składowanych odpadów, miejsce składowania, ilość ton i metrów sześciennych,
✔informacje o pracy poszczególnych kierowców i ładowaczy - ilość przepracowanych godzin, ilość opróżnionych przez pracowników pojemników,
✔informacje o kontrahentach - ilość zawartych umów, wykaz kontrahentów z podziałem na zadane przez użytkownika grupy (osoby prywatne, szkoły, zakłady budżetowe, firmy...),itp.
✔informacje o posesjach - ilość obsługiwanych posesji, ilość posiadanych pojemników poszczególnych typów, wykaz posesji w danym rejonie,itp.

DOKUMENTACJA od ręki

Program RUOM generuje i automatycznie nalicza dokumenty niezbędne przy prowadzeniu działalności wywozu odpadów:

✔ umowy, aneksy do umów, pisma do kontrahenta,
✔ w oparciu o umowy stałe, dodatkowe zlecenia program pozwala na wystawianie faktur lub książeczek opłat. Faktury czy książeczki mogą dodatkowo zawierać harmonogram wywozów z posesji kontrahenta, blankiet opłat z kodem kreskowym, informacje o zaległościach,
✔ upomnienia, noty odsetkowe, potwierdzenia sald,
✔ karty przekazania odpadów (mogą być drukowane pojedynczo, dla wybranej grupy kontrahentów lub też drukować się za fakturą co ułatwia wysyłkę dokumentów),
✔ trasy wywozowe dla kierowców śmieciarek,
✔ listy zleceń dla kontenerowców,
✔ zestawienia i analizy ilościowe, jakościowe i finansowe.

Same KORZYŚCI

RUOM to nie tylko korzyści wynikające z większego komfortu pracy i automatyzacji pewnych czynności jak np. wystawianie faktur - to również szybkie i wymierne korzyści na które składają się:

✔ Pełne wykorzystanie stanu osobowego przedsiębiorstwa (pracownicy nie powtarzają tych samych czynności, nie tracą czasu na tworzenie różnorakich analiz i zestawień, które i tak często są ze sobą niespójne, szybciej wykonują niektóre zadania),
✔ Zwiększona efektywność zarządzania wynikająca z szybkiego i pełnego dostępu do informacji (możliwość podejmowania szybkich i trafnych decyzji),
✔ Optymalizacja pracy sprzętu. Możliwość takiej organizacji pracy samochodów i brygad, aby koszty były jak najmniejsze,
✔ Informacje o ilości posiadanych kontenerów i miejscu, gdzie się znajdują pozwalają czasem na uniknięcie ich zagubienia,
✔ Sprawna windykacja należności zmniejsza straty firmy wynikające z nieotrzymania należności za wykonane usługi oraz zabezpiecza przed wykonywaniem usługi, za które nie będzie zapłaty,

Zestawienia i ANALIZY

Wszystkie dane wprowadzone do programu RUOM dostępne są również w formie wykazów i zestawień umożliwiających dokonanie rozmaitych analiz.

Użytkownik ma możliwość samodzielnego tworzenia rubryk wykazu, zakładania warunków filtracji według indywidualnych potrzeb i sumowania danych w rozbiciu na różne parametry.

Kto? Gdzie? JAK?

Program RUOM może być wykorzystany w wielu miejscach i na wiele sposobów:

BOK

Biuro Obsługi Klienta


Wszystko z czym przychodzi kontrahent można szybko i sprawnie omówić i rozwiązać w jednym miejscu. Nie ma potrzeby przechodzić do innych działów po dodatkowe informacje ponieważ pracownik biura ma do nich dostęp w programie (np. dotychczas zawarte z kontrahentem umowy, jego kartotekę finansową, zgłoszone przez niego i wykonane zlecenia (lub powód ich niewykonania), podstawione na posesje pojemniki, zgłoszone reklamacje, ich status i sposób zakończenia). Dzięki temu pracownik potrafi kompleksowo obsłużyć kontrahenta:

✔ Zawiązać, rozwiązać lub poprawić umowę,
✔ Przyjąć zlecenie na:
• dodatkowy wywóz odpadów z pojemnika, • podstawienie, zabranie, wymianę kontenera, • podstawie, zabranie, wymianę pojemnika, • opróżnienie szamba, • wprowadzić rezygnację z planowego wywozu, • przyjąć zgłoszenie reklamacyjne.
✔ Odpowiedzieć na pytania dotyczące: • dni wywozu odpadów stałych z posesji, • dni wywozu odpadów segregowanych z posesji, • pojemników stojących na posesji, • realizacji już otrzymanych zleceń, • rozrachunków z kontrahentem, • itp.

Handlowcy

Handlowcy


Program wspomaga pracę osób odpowiedzialnych za wyszukiwanie nowych zleceń, zdobywanie rynku. Handlowcy wprowadzają zdobyte zlecenia, a następnie pilotują ich realizacje, aż do momentu zafakturowania. Dostępne w programie analizy pokazują wydajność poszczególnych handlowców. Możliwe jest również wyliczenie należnej prowizji.

Kontrahenci

Kontrahenci


Oprócz ogólnych danych kontrahenta (nazwa, adres, adres do korespondencji, NIP, REGON, itp.) program zawiera informacje spersonalizowane:

✔ sposób naliczania i wydruku faktury,
✔ indywidualny termin płatności,
✔ przydział do różnych grup (możliwość dowolnego grupowania, np. ze względu na rodzaj działalności, itp.)

Posesje

Posesje


Adresy posesji należących do kontrahenta - posesje zawierają między innymi takie dane jak:

✔ typ i ilość pojemników,
✔ rejon i harmonogram wywozów odpadów stałych,
✔ rejon i harmonogram wywozu odpadów segregowanych,
✔ ilość osób, powierzchnia, itp. Można wprowadzić informacje o:
✔ sezonowym cyklu obsługi posesji z opisem poszczególnych sezonów,
✔ współdzieleniu pojemnika przez kilku kontrahentów wraz z indywidualnymi cenami.

Księgowość

Księgowość


Automatyczne fakturowanie, wystawianie książeczek opłat i zawiadomień o należnościach dla wszystkich\grupy kontrahentów. Analizy i zestawienia niezbędne do rozliczeń podatkowych oraz bilansu firmy. Program automatycznie rozdziela podatek VAT i podatek dochodowy na poszczególne miesiące w zależności od rodzaju faktury biorąc pod uwagę odpowiednio datę wystawienia, termin płatności, okres fakturowania.

Kasa i bank

Kasa i Bank


Przyjmowanie wpłat w kasie oraz księgowanie raportów bankowych. Osoba pracująca w kasie ma dostęp do kartoteki finansowej kontrahenta, dzięki czemu może go poinformować o jego saldzie oraz zaksięgować przyjętą wpłatę nie tylko na raport kasowy, ale od razu na jego kartotekę. Istnieje również możliwość naliczenia odsetek. Wpłaty bankowe mogą być księgowane poprzez program elektronicznej identyfikacji płatności, jeżeli firma posiada tego typu usługę w banku.

Windykacja

Windykacja należności


Wiele rozbudowanych funkcji pozwalających prowadzić sprawną windykację należności – upomnienia, noty odsetkowe, wezwania do zapłaty. Możliwość przenoszenia zaległości do kartotek układowych (komorniczych).

Karty drogowe

Karty przekazania odpadów


Drukowanie kart przekazania odpadów oraz wprowadzanie do programu kart otrzymanych od kontrahenta.

Składowiska i sortownie

Składowiska i sortownie


Rejestracja wszystkich kursów na poszczególne składowiska czy sortownie. Kursy są powiązane z poszczególnymi zleceniami w przypadku kontenerowców lub trasami w przypadku śmieciarek. W programie ewidencjonowane są wszystkie ruchy odpadów. Daje to możliwość szerokiej analizy (ile odpadów zabraliśmy od kontrahenta, ile z danej gminy, itp.), oraz określenia rentowności poszczególnych zleceń (koszt składowania jest jednym z czynników).

Pojemniki i kontenery

Pojemniki i kontenery


Pełna kontrola pojemników i kontenerów należących do firmy. Rejestrowane są zabrania i podstawienia na magazyn, jak również na poszczególne posesje. W każdej chwili można odpowiedzieć na pytanie ile mamy pojemników i kontenerów i gdzie się one znajdują. Można prześledzić historię każdego pojemnika oraz np. uzyskać informację o czasie postoju nieopróżnionego kontenera na posesji.

Samochody

Samochody


Ewidencja pojazdów w firmie, karty drogowe, ilość kursów, ilość kursów na składowiska, normy paliwowe, naprawy warsztatowe, wykorzystanie pojazdów. Oferujemy dodatkowe oprogramowanie na urządzenia mobilne (tablety, smartfony), które mogą być zainstalowane w samochodzie. Informacje o zabranych, podstawionych kontenerach, opróżnionych pojemnikach, czy zabranych workach zamiast na kartkach mogą być wprowadzone do urządzenia, gdzie jednocześnie łączone są z pozycją GPS i czasem wykonania. Dzięki temu nie ma potrzeby ponownego ich wpisywania przez pracownika w firmie. Wykorzystanie ekranów dotykowych dodatkowo upraszcza i usprawnia rejestrację danych. Przesyłanie informacji do programu RUOM może następować po przyjeździe do firmy lub na bieżąco (w trybie online).

Brygady

Brygady


Informacje o kierowcach i ładowaczach, ilości przepracowanych roboczogodzin, na jakiej zmianie i na jakim pojeździe oraz innych danych pomocnych przy rozliczaniu czasu pracy.

Dospozytor

Dospozytor


Rozdział zleceń na poszczególne samochody i brygady. Wprowadzanie i kontrola realizacji zleceń. Dyspozytor na bieżąco widzi zlecenia wprowadzane przez inne działy (biuro obsługi klienta, handlowców). Może wysyłać informacje o braku dostępnych pojemników danego typu, awarii samochodu, itp. Program posiada funkcje wspomagające dyspozytora przy rozdzielaniu zadań.

Zarząd

Zarząd


Zarząd może wymagać tradycyjnych sprawozdań z poszczególnych działów lub sam monitorować ich pracę i na bieżąco przeprowadzać analizy i, w razie potrzeby, sięgać do odpowiednich informacji.




Zadowoleni klienci